CATATAN SISTEM ANTRIAN JAM

“Dengan meningkatknya jumlah permohonan penerbitan Paspor RI, jangan sampai menghilangkan aspek pengawasan dan pengamanan di dalamnya”

Terobosan Baru

Belum genap satu tahun menjabat sebagai Direktur Jenderal Imigrasi, Rony F. Sompie, kembali membuat terobosan guna meningkatkan citra Imigrasi di mata masyarakat. Setelah sebelumnya, membuat kebijakan di bidang penegakan hokum, kini ia mulai fokus melakukan pembenahan di sistem pelayanan penerbitan Paspor RI. Sejak dicanangkannya Tahun 2015 sebagai tahun peningkatan penegakan hukum dan pelayanan keimigrasian, maka peningkatan penegakan hukum keimigrasian hingga Desember 2015 telah mencapai 2800 persen untuk Direktorat Jenderal Imigrasi dan 370,37 persen untuk nasional. Keberhasilan inilah yang kemudian akan diterapkan pada pelayanan keimigrasian (baca: Penerbitan Paspor RI).

Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi dengan memperhatikan respon, keluhan, dan masukan dari masyarakat, maka proses penerbitan Paspor RI yang perlu dibenahi adalah metode sistem antrian yang dibatasi dengan kuota permohonan. Pembatasan antrian yang dibatasi dengan kuota permohonan ini dipandang tidak sejalan dengan upaya mewujudkan kepastian, kecepatan, dan kemudahan pelayanan yang merupakan asas dari pelayanan publik. Oleh karena itulah, pembatasan antrian dengan sistem kuota perlu diubah menjadi pembatasan pengajuan permohonan Paspor RI melalui batasan waktu dengan memperhatikan beban kerja pelayanan di masing-masing kantor imigrasi, termasuk permohonan Paspor RI yang diajukan melalui online.

Dibatasi Berdasakan Jam

Untuk merealisasikan kebijakan tersebut, maka ditebitkanlah Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi No IMI-GR,01.01-0047 tahun 2016 tentang Antrean Pelayanan Paspor Republik Indonesia tertanggal 8 Januari 2016. Dalam konsideran disebutkan bahwa dikeluarkannya Surat Edaran ini ditujukan sebagai instrumen untuk melakuan terobosan dalam upaya mewujudkan pelayanan penerbitan Paspor RI yang memenuhi asas pelayanan publik, khususnya asas “kepastian, kecepatan, dan kemudahan pelayanan”. Dengan dikeluarkannya Surat Edaran tersebut, maka pembatasan permohonan Paspor RI secara walk in, online, maupun pemohon prioritas di setiap kantor imigrasi akan disesuaikan dengan beban kerja.

Dalam Surat Edaran tersebut disebutkan bagi Kantor Imigrasi dengan tingkat penerbitan Paspor RI lebih dari 75 permohonan per hari maka pengajuan permohonan Paspor RI dapat dibatasi dengan sistem batasan waktu, sebagai berikut:

Pukul 07.30-10.00 waktu setempat bagi Kantor Imigrasi dengan jumlah penerbitan Paspor RI rata-rata per hari di atas 150.

Pukul 07.30-12.00 waktu setempat bagi Kantor Imigrasi dengan jumlah penerbitan Paspor RI rata-rata per hari di atas 75 sampai 150.

Sedangkan bagi Kantor Imigrasi dengan tingkat penerbitan Paspor RI kurang dari 75 permohonan per hari maka setiap permohonan Paspor RI wajib dilayani sesuai dengan ketentuan jam kerja. Nomor antrian tersebut hanya diberikan kepada pemohon yang bersangkutan, setelah semua persyaratan permohonan Paspor RI dinyatakan lengkap.

Namun, dalam keadaan penting dan mendesak permohonan yang diajukan melebihi batas waktu yang ditentukan dapat dilayani dengan persetujuan kepala kantor imigrasi atau pejabat imigrasi yang ditunjuk

Respon Beragam

Sejak diterbitkannya Surat Edaran tersebut, beragam respon mulai mengemuka. Terutama bagi Kantor Imigrasi yang jumlah penerbitan Paspor RI per hari nya melebihi 150 permohonan. Sebagaimana dilansir oleh warta online Detik.com (11/01/16), pada hari pertama diberlakukan, pelayanan Paspor RI pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya mengalami peningkatan mencapai 75 persen. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya, Zaeroji, menuturkan sebelum sistem antrian baru diaplikasikan, Imigrasi Surabaya mendapat kuota sebanyak 350 Paspor RI per hari dan Unit Layanan Paspor RI (ULP) Giant Margorejo mendapat kuota sebanyak 75 Paspor RI per hari. Tetapi dengan sistem baru ini, maka lonajakannya mencapai 635 pemohon Paspor RI dengan rincian 75 online, 262 walk in (pemohon langsung), 21 prioritas, 175 biro jasa, dan 102 pemohon Paspor RI di ULP.

Peningkatan jumlah pemohon Paspor RI juga terjadi pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat. Melalui sambungan telepon (13/01/16), Kepala Seksi Informasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat, Trisulo Petaling, menuturkan bahwa sebelum diberlakukannya sistem antrian jam, jumlah permohonan mencapai 300 per hari nya. Namun, sejak adanya sistem baru maka jumlah permohonan meningkat menjadi 400 hingga 450 per hari. “Nomor antrian kita berikan kepada pemohon mulai dari pukul 07.30 hingga 10.00, setelah semua berkas persyaratan telah dinyatakan lengkap oleh petugas loket,” jelas Trisulo di tengah kesibukannya. Ia juga menjelaskan dengan diberlakukannya sistem baru ini, Imigrasi Jakarta Barat tidak mengalami kendala yang berarti, karena memang sejak dulu sudah terbiasa melayani permohonan Paspor RI di atas 150 per hari.

Kejadian berbeda justru dialami oleh Kantor Imigrasi Tanjung Perak yang mengalami sedikit penurunan. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I tanjung Perak, Saffar Muhammad Godam, menjelaskan bahwa penurunan tersebut tidak terlalu berdampak signifikan dalam proses pelayanan yang ada di kantornya. “Jika dengan sistem sebelumnya ada 300 pemohon Paspor RI per hari, maka pada sejak diberlakukannya sistem antrian jam menjadi 298,” ujar Godam sebagaimana yang dikutip oleh Detik.com (11/01/2016). Namun, Godam memprediksi jika musim haji tiba dapat saja terjadi peningkatan yang cukup drastis.

Jika di beberapa Kantor Imigrasi mengalami peningkatan dan penurunan, maka permohonan palayanan Paspor RI pada Kantor Imigrasi Kelas II Muara Enim tidak mengalami perubahan apapun. Kepala Seksi Lalintuskim Kantor Imigrasi Kelas II Muara Enim, Crescentianus Catur, Apriyanto, menuturkan perubahan kebijakan tesebut tidak berdampak apapun terhadap pelayanan permohonan Paspor RI di kantornya. “Jumlah permohonan tetap seperti hari-hari sebelumnya, tidak ada pengaruh yang siginifikan”, ujar Catur melalui sambungan telepon (12/01/2016).

Berdasarkan data yang penulis himpun dari http://infoantrianPaspor RI.imigrasi.go.id per 15 Januari 2016, sebagian besar permohonan layanan Paspor RI RI pada Kantor Imigrasi di DKI Jakarta mengalami peningkatan. Namun, ada beberapa yang stabil bahkan mengalami penurunan. Ini dapat saja terjadi karena karakteristik pemohon di setiap daerah berbeda-beda. Ada pemohon yang mungkin berkepentingan di saat jam-jam tertentu, sehingga ketika diberlakukan pembatasan antrian berdasarkan sistem jam menjadi berhalangan melakukan permohonan.

Beberapa Catatan

Melihat beragam reaksi dari beberapa kantor imigrasi tersebut, maka sejatinya kebijakan sistem antrian jam membawa dampak positif dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Dengan kebijakan ini,  masyarakat mendapatkan jaminan kepastian biaya dan waktu dalam proses permohonan Paspor RI.

Namun, yang perlu menjadi perhatian bahwa Imigrasi bukanlah lembaga swasta yang berorientasi pada keuntungan. Sehingga sudah seharusnya dalam proses penerbitan Paspor RI tidak hanya berbicara masalah pelayanan, tetapi juga aspek pengawasan di dalamnya (Vide Pasal 67 UU No. 6 Tahun 2011). Petugas Imigrasi dituntut harus selalu bersikap hati-hati dalam melakukan proses penerbitan Paspor RI, mulai dari kelengkapan, keabsahan, serta profil dari calon pemegang Paspor RI. Semuanya harus dilakukan secara seksama.

Sejatinya, bila tidak diantisipasi secara serius,  peningkatan jumlah pemohon Paspor RI dapat saja menjadi bumerang bagi Imigrasi. Imigrasi akan dihadapkan pada kemungkinan timbulnya tindak kejahatan, seperti perdagangan manusia, penyelundupan manusia, terorisme, peredaran narkoba, dan sebagainya. Jadi sudah seharusnya, dalam penerbitan Paspor RI jangan sampai mengabaikan aspek pengawasan.

Selain itu juga, dengan masih diberlakukannya sistem One Stop Service, maka sistem antrian jam akan berpotensi menimbulkan permasalahan baru. Apabila tidak dilakukan manajemen secara baik, maka penumpukan pencetakan Paspor RI di beberapa Kantor Imigrasi akan terjadi. Hal ini mengingat keterbatasan jumlah petugas dan jam kerja.

Sistem antian berdasarkan alokasi jam, menyebabkan jumlah jam kerja akan bertambah. Petugas seringkali harus lembur melebihi jam kerja seharusnya. Namun kenyataannya, tidak ada alokasi untuk uang lembur di beberapa Kantor Imigrasi. Inilah yang kerap dilupakan oleh sebagian pihak terkait dengan kesejahteraan pegawai yang melakukan lembur di luar jam kerja.

Paspor RI adalah Dokumen Negara

Sebagai bagian dari core business Imigrasi, pelayanan Paspor RI memang mendapat sorotan dari berbagai pihak. Imigrasi dituntut agar selalu dapat memberikan pelayanan terbaik agar masyarakat yang mengajukan permohonan Paspor RI dapat tepenuhi haknya. Namun, yang perlu disadari bahwa Paspor RI adalah dokumen negara yang keabsahannya diakui oleh seluruh dunia. Mengingat paspor digunakan sebagai dokumen resmi untuk masuk dan keluar wilayah suatu negara, maka cara mendapatkannya pun perlu melalui  tahapan verifikasi yang ketat.

Jika timbul permasalahan dalam penerbitan Paspor RI yang hanya berorientasi pada pelayanan (baca: mengabaikan aspek pengawasan dan pengamanan) maka yang disalahkan tentu Imigrasi, bukan instansi lain. Pengawasan dan pemeriksaan dokumen dalam penerbitan Paspor RI perlu dikedepankan, mengingat kasus transnasional yang melibatkan warga negara Indonesia semakin meningkat setiap tahunnya.

Perlu disadari, Paspor RI bukanlah suatu kewajiban yang harus dimiliki oleh setiap warga negara. Kantor Imigrasi memiliki kewenangan untuk menerima atau menolak setiap permohonan Paspor RI dari masyarakat. Kebijakan sistem antrian yang mengutamakan aspek pelayanan, jangan sampai salah ditafsirkan bahwa Paspor RI merupakan sesuatu yang harus dan wajib dimiliki oleh masyarakat. Bila persepsi ini berkembang, maka jangan salahkan jika nanti Imigrasi hanya dikenal masyarakat sebagai tempat pembuatan paspor semata. Padahal penerbitan paspor hanyalah salah satu dari catur fungsi Imigrasi.

Di saat sistem administrasi kependudukan belum mapan, Imigrasi seringkali dibebankan kewajiban untuk menentukan keabsahan dokumen persyaratan penerbitan Paspor RI, seperti Kartu Tanda Penduduk, Akta Lahir, Ijazah, Buku Nikah, dan lain sebagainya. Sebagai lembaga hilir dari tahapan proses administrasi, Imigrasi harus dituntut untuk mengutamakan pelayanan tanpa menghilangkan prinsip kehati-hatian.

Perlu Perbaikan

Pada prinsipnya, kebijakan sistem antrian jam membawa dampak positif bagi masyarakat. Jika pada sistem kuota, masyarakat kerap kali kehabisan nomor antrian bahkan sebelum kantor Imigrasi dibuka, dengan adanya kebijakan ini maka kuota nomor antrian tidak lagi dibatasi hingga waktu tertentu. Namun untuk mendukung kebijakan ini, ada beberapa aspek yang perlu menjadi perhatian serius.

Pertama, sistem yang belum mendukung. Dalam kondisi normal dengan sistem kuota, terkadang sistem di beberapa Kantor Imigrasi pada waktu tertentu sering kali down atau tidak berjalan sama sekali. Minimnya bandwith, koneksi internet yang sering terputus, dan berjalan lamban menjadi catatan penting dalam menerapkan sistem antrian jam.

Kedua, jumlah petugas imigrasi yang terbatas. Dengan meningkatnya jumlah permohonan, maka harus diimbangi dengan kesiapan petugas. Kualitas dan kuantitas petugas imigrasi, khususnya yang bertugas di pelayanan harus menjadi prioritas, mengingat masih banyak Kantor Imigrasi yang memiliki keterbatasan jumlah petugas di pelayanan. Peran petugas di pelayanan sangat penting, karena merekalah yang berhadapan langsung dengan masyarakat dengan segala permasalahan yang dihadapi.

Ketiga, perangkat elektronik yang belum memadai. Di beberapa Kantor Imigrasi, jumlah booth layanan masih sangat terbatas. Belum lagi beberapa peranti seperti, kamera, mesin finger print, alat cetak yang sering rusak. Bahkan masih banyak perangkat yang sejak pengadaan pertama kali sampai saat ini belum diganti.

Inilah realita yang terjadi. Mengingat sistem antrian jam akan meningkatkan jumlah permohonan, maka perlu adanya pembaharuan secara berkala. Kualitas pelayanan akan sangat dipengaruhi oleh ketiga aspek di atas. Oleh karenanya, kebijakan ini akan membawa dampak positif bagi masyarakat dan Imigrasi, bila disertai dengan perbaikan di beberapa sektor internal. Semoga dengan terobosan baru ini, Imigrasi dapat memberikan pelayanan terbaiknya bagi masyarakat, tanpa harus mengorbankan wibawanya sebagai Otoritas Penjaga Pintu Gerbang Negara. (alvi)

Tangerang,  Januari 2016

M. Alvi Syahrin